Organizzare i documenti di casa può sembrare un compito noioso, ma con il metodo giusto diventa semplice — te lo dimostro in questo articolo.
In questo articolo del blog vorrei condividere le basi del metodo che utilizzo e insegno per mettere a posto una volta per tutte i documenti e creare un archivio efficace, sia da consultare che da alimentare.
Normalmente, durante i miei interventi di decluttering, non parto mai dal proporre l’acquisto di componenti organizzativi: prima si fa cernita, poi si valuta quello che rimane e di conseguenza si valuta l’eventuale necessità di acquistare strumenti utili.
Nel caso specifico dei documenti, tuttavia, mi sento di segnalare quelli che io definisco “alleati indispensabili”, ovvero: classificatori, divisori e bustine di plastica A4 con fori laterali; potete tranquillamente utilizzare quelli che avete già in casa 😉
Da dove si comincia?
Per prima cosa ti consiglio di raccogliere in unico contenitore tutte le carte che trovi sparse per casa; suggerisco di usare, ad esempio, una scatola per scarpe vuota.
Utilizza un piano di appoggio abbastanza ampio e crea tre aree: (1) buttare, (2) archiviare, (3) processare. Prendi in esame un documento alla volta tra quelli raccolti e posizionalo nella zona dedicata; quindi se si tratta di carta straccia posizionalo in “buttare”, se è una bolletta già pagata in “archiviare”, se invece è ancora da pagare in “processare”.
Continuiamo fino a svuotare il contenitore, quindi buttiamo tutto ciò che è da buttare, ricollochiamo ciò che è ancora da processare nella scatola e concentriamoci sulle carte da archiviare. Abbiamo così iniziato la fase di decluttering.
Organizzare i documenti per categorie
Le categorie rappresentano la struttura portante del tuo archivio, ti consiglio di sceglierle in base alle tue esigenze ed evitare di crearne di troppo ampie o di troppo specifiche. In particolare il mio suggerimento è di individuare due livelli di categorie: uno principale ed uno secondario; ad esempio: “casa” e “personale” possono essere categorie principali, mentre “bollette”, “mutuo”, “sanità” categorie secondarie.
Riprendi in mano i documenti da archiviare ed assegna ciascuno di loro alla sua categoria principale e, una volta concluso, suddividili a loro volta nelle loro categorie secondarie.
A lavoro concluso dovresti ritrovarti con un piano di lavoro su cui sono distribuite diverse pile di documenti, tante quante sono le categorie secondarie che hai scelto.
Non mollare, ci siamo quasi!
Arrivare fino a questo punto sarà stato abbastanza estenuante, lo so, ma fìdati: ancora un piccolo sforzo e il gioco è fatto 😉
Come ultimo passaggio suggerisco di disporre in ordine cronologico i documenti di ciascun mucchietto, dal più recente al meno recente e les jeux sont faits!
Ora non ti resta che prendere il primo classificatore, che rappresenta una categoria principale, ed inserirvi al suo interno i relativi documenti, separando le categorie secondarie coi divisori ed utilizzando una bustina di plastica per uno o massimo due documenti.
Ripeti la procedura per le altre categorie principali e completa così la creazione del tuo archivio cartaceo; se avrai seguito le mie indicazioni ti troverai tra le mani un archivio cartaceo doppiamente versatile: comodo per consultare documenti e pratico per inserirne di nuovi.
Ti sarà capitato di notare che, una volta rimesso ordine tra le carte, anche la testa si sente più leggera — è lo stesso principio su cui lavoro nel percorso “Dal caos mentale alla chiarezza”: mettere ordine fuori aiuta, spesso, a mettere ordine anche dentro.
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Domande frequenti
Quanto tempo bisogna conservare i documenti cartacei?
Dipende dal tipo di documento: alcuni vanno tenuti a vita (atti notarili, certificati), altri hanno una scadenza precisa (es. le bollette, generalmente 5 anni). Per i documenti fiscali e tributari ti consiglio di verificare sempre con il tuo commercialista, perché le tempistiche cambiano in base al tipo di pratica.
Come organizzare i documenti medici?
Vale lo stesso metodo per categorie spiegato sopra: crea una categoria principale “Salute” e suddividila per persona di famiglia o per tipo di documento (referti, esami, vaccinazioni). È uno degli archivi che conviene tenere sempre aggiornato, perché spesso serve consultarlo velocemente.
Meglio organizzare i documenti in digitale o cartaceo?
Non è necessariamente una scelta esclusiva: molte persone scelgono un archivio cartaceo per gli originali che richiedono la firma o il timbro, e una versione digitalizzata (scansionata) per la consultazione veloce. Il metodo di questo articolo funziona per entrambi.
Da dove comincio per organizzare i documenti accumulati negli anni?
Esattamente come spiegato sopra: organizzare i documenti parte sempre dalla cernita, non dall’acquisto di raccoglitori. È il passaggio che richiede più tempo ma è anche quello che rende tutto il resto più semplice.
Ti serve una mano? Scopri come posso aiutarti a riordinare i tuoi documenti cartacei oppure scrivimi e raccontami delle tue esigenze.
